Do dzieła!
W poprzednim poście pisałam o swoim sposobie analizowania pomysłów, który pomaga mi oddzielać ziarno od plew i decydować się na projekty rozwojowe, sensowne, dopasowane, podniecające i opłacalne. Gdy już wiem, co muszę powkładać zapracowane ręce przychodzi czas na ustalanie priorytetów. Dlatego dzisiaj, w ślad za niedawnym wpisem, właśnie tym elementem magicznej mocy silnych babek chcę się podzielić, licząc że może przytłaczający natłok obowiązków stanie się przyjemnym dreszczykiem emocji.
1. TERMINY
Oczywiście, że wszystko zależy w pierwszej kolejności od terminów. Począwszy od żelaznej zasady, aby nigdy się nie spóźniać (a jeśli już muszę i wiem, że na czas nie przybędę, zawsze informuję o tym czekającą na mnie osobę), rygorystycznie pilnuję swoich deadline'ów. Wiele osób czeka do ostatniej chwili na złożenie PIT-u, zapłacenie faktury za telefon czy sprzątanie w kociej kuwecie. Ale dlaczego? Ja wolę czym prędzej uporać się z zadaniem, które i tak muszę wykonać, bo wiem, że za chwilę pojawi się kolejne i po pewnym czasie zacznę tonąć w morzu "spraw do załatwienia".
2. NARZĘDZIA
Paręnaście lat temu posiłkowałam się kalendarzami ściennymi, to-do listami i samoprzylepnymi kolorowymi karteczkami. Skuteczność swoich metod zaczęłam kwestionować będąc asystentką wiceprezesa dużej polskiej korporacji. Wchodząc do swojego biura pewnego dnia przeraził mnie natłok karteczek poprzyklejanych w każde możliwe miejsce. Przy obecnej skali obowiązków skutecznie wyparły je narzędzia takie jak Trello czy podręczny kalendarz książkowy. Ten pierwszy wykorzystuję nie tylko do planowania pracy – zapisuję tam wszystko, co muszę odhaczyć. Poza tym, umożliwia on angażowanie innych użytkowników, dzięki czemu na bieżąco mogę wprowadzać zmiany w planach, które natychmiast pojawiają się na skrzynce email innych uczestników wydarzeń – minimalizuję w ten sposób ilość zadań związanych ze zmianą planów. Kalendarz książkowy służy mi z kolei (poza zapisywaniem spotkaniem, telefonów, ważnych informacji) do zapisywania luźnych myśli, haseł-przewodników, spraw bieżących niekoniecznie mających zostać doprowadzonymi do końca. W natłoku myśli i zadań potrzebuję takiego narzędzia, które pozwoli mi uwolnić głowę od tych spraw.
3. ZARZĄDZANIE CZASEM
Time Management to nie tylko puste słowa. Zarządzanie czasem jest nie tylko wartościową cechą na rynku pracy, ale i niesamowicie pomocną umiejętnością. Pozwala na kontrolowanie ograniczonego zasobu jakim jest czas. Umożliwia inteligentną pracę, czyniąc ją bardziej efektywną, produktywną i wydajną. Pozwala wykorzystywać te kilka godzin dziennie poświęcanych na obowiązki. Jeśli myślisz, że przychodzenie do pracy na 8 godzin oznacza pracę przez 8 godzin, nie możesz być już w większym błędzie. Pomijając już przerwy na toaletę, kawę, papieroska, rozmówki mniej formalne z koleżanką, gdzieś w tych pozostałych 7 godzinach pracujących Twój mózg mimochodem wyłącza się, robi przerwy. Niektóre badania wskazują, że ludzie rzeczywiście przepracowują od 2.5 do 6 godzin dziennie. Szwedzi zaczynają wieść prym w skracaniu godzin pracy biurowej, a po zorganizowanej przez nich Eurowizji (przeze mnie oglądanej z czystej ciekawości) jestem skłonna zaufać ich wiedzy, doświadczeniu i innowacyjności. Od dawna nie przesiedziałam przy swoim agencyjnym biurku bitych 8 godzin, ale nie oznacza to, że olewam swoją pracę. Jestem do dyspozycji moich klientów praktycznie przez 9 godzin dziennie, często zdalnie koordynuję projekty. Nie jestem rozliczana z godzin przesiedzianych przed ekranem monitora, ale z jasno określonych celów i dobrze mi z tym. Choć podróż do pracy i z powrotem zajmuje mi dziennie ok 80-90 minut, właściwa obecność w biurze to 6-7 godzin. Gdybym miała codziennie przebywać tam 9-17 moja efektywność wcale nie byłaby lepsza. Wystarczy w odpowiedni sposób zaplanować swoje zadania i do maksimum ten czas wykorzystać.
4. ZASADA 2 MINUT
Być może już o niej słyszałyście. Ja pierwszy raz przeczytałam o tym u Style Digger przy okazji jej postu z 2013 roku o porządkach w szafie w 10 krokach. Zasada dwóch minut polega po prostu na tym, aby natychmiast wykonywać wszelkie czynności, o których wiemy, że nie zajmą nam więcej niż 2 minuty. To pozwala zawczasu odhaczać wszystkie małe sprawunki. Im szybciej tym lepiej – tym więcej czasu wolnego. Kiedyś, jeszcze będąc bałaganiarą, nauczyłam się na bieżąco sprzątać po sobie w myśl zasady usłyszanej w serialu Downton Abbey – nigdy nie chodź z pustymi rękami. Tym samym wpoiłam sobie, że mając przemierzać odcinek biurko-kuchnia mogę z biurka zgarnąć brudne naczynia (stosy kubków były prawdziwym przekleństwem). Nauczyłam się patrzeć na wszystko w kontekście "big picture", ile jeszcze mogę przy okazji pewnej czynności zyskać, co jeszcze można przy okazji zrobić, zdziałać. Myślę, że w ten sposób wymyślono produkty 2-w-1 :)
5. PORZĄDEK JAKO WRÓG CHAOSU
A w tym wszystkim najważniejsze jest chyba postrzeganie obowiązków jako swoistego chaosu. Wyobraź sobie, że "sprawy do załatwienia" to bańki mydlane przesłaniające Ci Twoje własne życie. Gdy z jednymi się uporasz, pojawią się kolejne. Ale im szybciej i skuteczniej będziesz pozbywać się ich z pola widzenia, tym lepsze i wygodniejsze życie będziesz wieść. Dziwi mnie, gdy czasem klienci oczekują ode mnie, bym pamiętała dokładne kształty przygotowanych dla nich w poprzednim sezonie statuetek na golfa, z głowy rzucała kwoty podawane w ofercie czy kojarzyła wszystkie osoby w ich firmie. Te elementy nie mają dla mnie większego znaczenia, więc usuwam je z pamięci natychmiast po wykonaniu roboty. Nie mam pamięci do takich pierdół – za to umiejętnie zapamiętuję imiona i nazwiska, daty, adresy i zapachy (to silniejsze ode mnie). Sprawne załatwianie spraw pozwala więc na porządek, a tym samym unikanie chaosu. Wtedy jest dobrze i można leżeć na trawie :)
Jeśli macie swoje sposoby na tzw. "ogarnianie kuwety" czekam na nie w komentarzach! Wszak temu one służą, by się wzajemnie doskonalić!
1. TERMINY
Oczywiście, że wszystko zależy w pierwszej kolejności od terminów. Począwszy od żelaznej zasady, aby nigdy się nie spóźniać (a jeśli już muszę i wiem, że na czas nie przybędę, zawsze informuję o tym czekającą na mnie osobę), rygorystycznie pilnuję swoich deadline'ów. Wiele osób czeka do ostatniej chwili na złożenie PIT-u, zapłacenie faktury za telefon czy sprzątanie w kociej kuwecie. Ale dlaczego? Ja wolę czym prędzej uporać się z zadaniem, które i tak muszę wykonać, bo wiem, że za chwilę pojawi się kolejne i po pewnym czasie zacznę tonąć w morzu "spraw do załatwienia".
2. NARZĘDZIA
Paręnaście lat temu posiłkowałam się kalendarzami ściennymi, to-do listami i samoprzylepnymi kolorowymi karteczkami. Skuteczność swoich metod zaczęłam kwestionować będąc asystentką wiceprezesa dużej polskiej korporacji. Wchodząc do swojego biura pewnego dnia przeraził mnie natłok karteczek poprzyklejanych w każde możliwe miejsce. Przy obecnej skali obowiązków skutecznie wyparły je narzędzia takie jak Trello czy podręczny kalendarz książkowy. Ten pierwszy wykorzystuję nie tylko do planowania pracy – zapisuję tam wszystko, co muszę odhaczyć. Poza tym, umożliwia on angażowanie innych użytkowników, dzięki czemu na bieżąco mogę wprowadzać zmiany w planach, które natychmiast pojawiają się na skrzynce email innych uczestników wydarzeń – minimalizuję w ten sposób ilość zadań związanych ze zmianą planów. Kalendarz książkowy służy mi z kolei (poza zapisywaniem spotkaniem, telefonów, ważnych informacji) do zapisywania luźnych myśli, haseł-przewodników, spraw bieżących niekoniecznie mających zostać doprowadzonymi do końca. W natłoku myśli i zadań potrzebuję takiego narzędzia, które pozwoli mi uwolnić głowę od tych spraw.
3. ZARZĄDZANIE CZASEM
Time Management to nie tylko puste słowa. Zarządzanie czasem jest nie tylko wartościową cechą na rynku pracy, ale i niesamowicie pomocną umiejętnością. Pozwala na kontrolowanie ograniczonego zasobu jakim jest czas. Umożliwia inteligentną pracę, czyniąc ją bardziej efektywną, produktywną i wydajną. Pozwala wykorzystywać te kilka godzin dziennie poświęcanych na obowiązki. Jeśli myślisz, że przychodzenie do pracy na 8 godzin oznacza pracę przez 8 godzin, nie możesz być już w większym błędzie. Pomijając już przerwy na toaletę, kawę, papieroska, rozmówki mniej formalne z koleżanką, gdzieś w tych pozostałych 7 godzinach pracujących Twój mózg mimochodem wyłącza się, robi przerwy. Niektóre badania wskazują, że ludzie rzeczywiście przepracowują od 2.5 do 6 godzin dziennie. Szwedzi zaczynają wieść prym w skracaniu godzin pracy biurowej, a po zorganizowanej przez nich Eurowizji (przeze mnie oglądanej z czystej ciekawości) jestem skłonna zaufać ich wiedzy, doświadczeniu i innowacyjności. Od dawna nie przesiedziałam przy swoim agencyjnym biurku bitych 8 godzin, ale nie oznacza to, że olewam swoją pracę. Jestem do dyspozycji moich klientów praktycznie przez 9 godzin dziennie, często zdalnie koordynuję projekty. Nie jestem rozliczana z godzin przesiedzianych przed ekranem monitora, ale z jasno określonych celów i dobrze mi z tym. Choć podróż do pracy i z powrotem zajmuje mi dziennie ok 80-90 minut, właściwa obecność w biurze to 6-7 godzin. Gdybym miała codziennie przebywać tam 9-17 moja efektywność wcale nie byłaby lepsza. Wystarczy w odpowiedni sposób zaplanować swoje zadania i do maksimum ten czas wykorzystać.
4. ZASADA 2 MINUT
Być może już o niej słyszałyście. Ja pierwszy raz przeczytałam o tym u Style Digger przy okazji jej postu z 2013 roku o porządkach w szafie w 10 krokach. Zasada dwóch minut polega po prostu na tym, aby natychmiast wykonywać wszelkie czynności, o których wiemy, że nie zajmą nam więcej niż 2 minuty. To pozwala zawczasu odhaczać wszystkie małe sprawunki. Im szybciej tym lepiej – tym więcej czasu wolnego. Kiedyś, jeszcze będąc bałaganiarą, nauczyłam się na bieżąco sprzątać po sobie w myśl zasady usłyszanej w serialu Downton Abbey – nigdy nie chodź z pustymi rękami. Tym samym wpoiłam sobie, że mając przemierzać odcinek biurko-kuchnia mogę z biurka zgarnąć brudne naczynia (stosy kubków były prawdziwym przekleństwem). Nauczyłam się patrzeć na wszystko w kontekście "big picture", ile jeszcze mogę przy okazji pewnej czynności zyskać, co jeszcze można przy okazji zrobić, zdziałać. Myślę, że w ten sposób wymyślono produkty 2-w-1 :)
5. PORZĄDEK JAKO WRÓG CHAOSU
A w tym wszystkim najważniejsze jest chyba postrzeganie obowiązków jako swoistego chaosu. Wyobraź sobie, że "sprawy do załatwienia" to bańki mydlane przesłaniające Ci Twoje własne życie. Gdy z jednymi się uporasz, pojawią się kolejne. Ale im szybciej i skuteczniej będziesz pozbywać się ich z pola widzenia, tym lepsze i wygodniejsze życie będziesz wieść. Dziwi mnie, gdy czasem klienci oczekują ode mnie, bym pamiętała dokładne kształty przygotowanych dla nich w poprzednim sezonie statuetek na golfa, z głowy rzucała kwoty podawane w ofercie czy kojarzyła wszystkie osoby w ich firmie. Te elementy nie mają dla mnie większego znaczenia, więc usuwam je z pamięci natychmiast po wykonaniu roboty. Nie mam pamięci do takich pierdół – za to umiejętnie zapamiętuję imiona i nazwiska, daty, adresy i zapachy (to silniejsze ode mnie). Sprawne załatwianie spraw pozwala więc na porządek, a tym samym unikanie chaosu. Wtedy jest dobrze i można leżeć na trawie :)
Jeśli macie swoje sposoby na tzw. "ogarnianie kuwety" czekam na nie w komentarzach! Wszak temu one służą, by się wzajemnie doskonalić!
Komentarze
Prześlij komentarz